電子取引の保存方法（電子帳簿保存法）
こんにちは。
顧問先の業績向上、黒字化を本気で考えている税理士事務所
「会社設立、創業融資税理士」横浜市のウィズグロース会計事務所の亀ヶ谷です。
最近はステイホームもあり、家族みんなでやるイントロドンが流行っております。
さて、いきなりですが、税務において書類以外の保存方法をご存じでしょうか？
書類以外で保存する方法を電子帳簿保存法と言います。今回はこの電帳簿保存法に改正が入ることとなりました。現在皆様が行っている書類の保存方法に影響が出る可能性がございますので説明させていただきます。
・書類の保存義務
事業の取引に使用した書類について保存の義務があることはご存じかと思います。所得税法及び法人税法では、取引に関して相手方から受け取った請求書、領収書等の保存義務が定められています。現在、法人税であれば１０年所得税であれば７年間の保存が義務づけられています。基本的には書類での保存のみ認められており、ある一定の要件等を満たすことで電子データでの保存が認められています。
・電子帳簿保存法
電子帳簿保存法で定められている電子保存は、大きく次の３つに分かれています。
１．電子帳簿保存
会計ソフトなどで電子的に作成した帳簿や電子的に作成した書類をデータのまま保存
２．スキャナ保存
受領又は作成した紙の書類を画像データ化して保存
３．電子取引
授受した取引情報のデータをデータで保存
今回この３つの全てに改正が入ることとなりましたが実務上最も影響が大きい「３」電子取引に焦点を当てたいと思います。
電子取引とは、請求書、領収書、書類等のやり取りを、電磁的方式により行う取引をいいます。具体的には取引先から電子メール等で書類を受け取った場合や、次のデータの授受も電子取引に該当します。
・インターネットのホームページからダウンロードした請求書等のデータ
・クレジットカードの利用明細データ、交通系 ICカードによる支払データ
・ペーパーレス化された FAX 機能を持つ複合機を利用したデータ
・改正内容
★ 改正前
所得税や法人税においてやり取りした電子取引の取引情報を紙に印刷して保存する代替制度が認められていた
★ 改正後
所得税や法人税においてやり取りした電子取引の取引情報を紙に印刷して保存する代替制度が廃止される
電子取引を行った場合に、今までは印刷して保存する方法も認められていましたが、２０２２年１月１日以後に行う電子取引の取引情報から認められず、必ず次の要件を満たした電子データでの保存が求められます。
・保存要件
電子取引の取引情報を電磁的記録により保存等するに当たっては、データ改ざんの可能性があります。そのため、真実性や可視性を確保するための下記要件を満たす必要があります。
・電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け（自社開発のプログラムを使用する場合限定）
・見読可能装置の備付け等
・検索機能の確保
・次のいずれかの措置を行う
① タイムスタンプが付された後の授受
② 原則、速やかにタイムスタンプを付す
③ データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
④ 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
・保存方法
上記要件には新たにシステムを導入なければ満たせないものも多々あります。中小企業にとって新たなシステムの導入は作業量が多く、出費もかさむため必要最低限に抑えたいところです。そこで上記④を活用した保存方法が国税庁のホームページに公開されておりましたのでご紹介させていただきます。
【問】
取引の相手方から電子メールにPDFの請求が添付されて送付されてきました。一般的なパソコンを使用しており、プリンタも持っていますが、特別な請求書等保存ソフトは使用していません。どのように保存しておけばよいですか。
【回答】
例えば、以下のような方法で保存すれば要件を満たしていることとなります。
- 請求書データ（PDF）のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。
例）2022年（令和４年）10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書 ⇒「20221031_ ㈱国税商事 _110,000」
2.「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する。
- 一定の事務処理規程を作成し備え付ける。
電子取引を多く利用する中小企業は2021年1月1日の改正までに事務処理規定の作成等の対応が必要かと思います。
書類の保存についても電子化が着々と進んできております。この波に乗り遅れないよう準備を進めていきましょう。
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